本报厦门讯（通讯员 苏欣）经过近半年的筹备，新洁诚酒店用品公司的ERP系统即将进入沙盘操演试行阶段，并于11月份正式上线。集团多公司都在积极开展ERP建设工作，新洁诚酒店用品公司是其中首家将运营体系系统梳理作为专门项目融入ERP建设的公司，此举极大推动了项目的顺利进行。
优先梳理流程 ERP建设更顺畅
ERP是针对物资资源管理（物流）、人力资源管理（人流）、财务资源管理（财流）、信息资源管理（信息流）集成一体化的企业管理软件，集信息技术与先进管理思想于一身，是企业在信息时代生存、发展的基石。据了解，新洁诚酒店用品公司原本直接套用万翔网商的ERP系统模板，但因业务模式不同，在推进中发现很多模块无法适用。同时，新洁诚酒店用品公司的很多业务流程缺乏系统梳理和固化，ERP建设遭遇瓶颈。
所谓“磨刀不误砍柴工”，为了给ERP建设工作打下良好基础，进而加快项目进展，新洁诚酒店用品公司经营层和各部门业务骨干组成项目组（人数占公司总人数的63%），联合ERP软件供应商、新洁诚酒店服务公司运营部和集团公司运标部组成的内外部咨询团队，通力协作，对公司的运营体系进行系统梳理。
为了提升新洁诚酒店用品公司的管理水平，确定ERP系统方案中流程的可行性，项目组通过梳理业务流程现状，固化了公司各部门现有的关键业务流程47个，并确定流程中各个步骤的具体内容以及相关业务逻辑，以及相关步骤所需要匹配的表单73个。在流程现状与ERP系统匹配度验证阶段，项目组结合酒店用品公司的实际业务情况，识别出原有ERP系统中需要二次开发的系统功能和表单。比如酒店用品公司在营销中会采取“第二件半价”“买X免一”等促销方式，但这些在原有ERP系统中是没有的，需要进行二次开发。同时，为了确定ERP系统报表与酒店用品业务现状的匹配度，项目组还对ERP系统内54份已有报表逐一进行了讨论与确认。此外，项目组通过流程梳理，固化了针对43项事件的审批流程权限。配合ERP系统上线，项目组在项目推进过程中将基础数据搜集工作与流程梳理工作并列进行，一共搜集了25项基础数据。
ERP系统的核心是人，项目团队也通过全程参与和系统培训，初步掌握了流程管理的基础知识与技能，并初步形成客户导向的流程思维，为今后提升公司运营管理水平，优化升级信息系统打下良好的团队基础。ERP软件供应商项目经理李杰表示：“在启动ERP项目前系统梳理业务流程非常有必要，客户对于ERP系统需求和流程的理解表达都提升很多，我们跟其他客户确认方案书一般要历时两个月或更多，这次方案书不到半个月就确认下来，而且还是利用工余时间。”新洁诚酒店用品公司总经理萧楚珍也表示：“此次流程梳理明显提升了公司的运营效率，各部门衔接也更加顺畅。”
系统流程再造 管理能力再升级
新洁诚酒店用品公司运营体系项目的成功实践，为集团其他成员企业推进ERP项目提供了现实的参考借鉴。很多企业在ERP建设上感到难以推进，或是使用效果远不如预期，表面看来可能是流程、表单、数据、员工心理状态等前期准备不充分，究其根本原因，则是企业对流程再造与信息化之间的阶段关联性认识不够，对业务战略和组织战略缺乏系统规划。
流程再造一般会根据项目大小成立专门的集团层级或公司层级PMO（项目管理办公室）管控整个变革过程，分为五大阶段。一是现状梳理阶段，包括流程组织建立、流程现状梳理、组织架构现状梳理、岗位能力素质现状梳理和信息化现状梳理；二是未来设计阶段，根据企业“战略愿景”设计理想状态下所匹配的流程、资源、组织架构、岗位能力素质和信息化系统支持；三是差距评估阶段，识别出“现状”与“未来”之间的差距，列出“变革项目清单”；四是变革计划拟定阶段，以“变革项目清单”为依据，对照“战略愿景”，对变革项目清单进行分类和排序，拟定针对变革项目的成套 “变革计划”（含流程、资源、组织、信息化）；五是变革计划分期实施阶段，将成套的“变革计划”下达给相关人员，分期实施。其中，前四个阶段是基础，需要占到60%至70%的时间和精力。
集团成员企业在开展ERP项目之前，应优先着力于流程再造项目，这样做不仅有助于集团及成员企业更加系统、高效的提出信息化系统建设需求，同时还能大量节约项目成本和系统开发周期，进一步提升集团及成员企业团队的管理能力。
